Mỗi giây trôi qua không bao giờ lấy lại được, bởi vậy trước khi làm việc gì bạn cần có chiến lược nhất định để quản lý thời gian một cách bài bản nhất, tránh bị lãng phí thời gian một cách vô bổ. Tuy nhiên nhiều người vẫn phải lo rượt đuổi thời gian do không hề biết tận dụng, bố trí công việc và cuộc sống thế nào cho hợp nhất. Vậy thời gian quan trọng thế nào và làm thế nào để có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là hành trình lập kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động nhất định, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thiện mọi mục tiêu đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản trị thời gian tốt, quỹ thời gian dùng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được nhận xét dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.
Để tìm ra lời trả lời cho câu hỏi quản trị thời gian là gì, bạn cần phải giải đáp được 3 vấn đề quan trọng: quy trình quản trị thời gian, tầm quan trọng của quản trị thời gian trong công việc và cách áp dụng kỹ năng quản ký thời gian tại công sở.
Kỹ năng không thể thiếu để quản lý thời gian hiệu quả
1. Nắm rõ sự khác biệt giữa “khẩn cấp” và “quan trọng”
Sự khác biệt giữa khẩn cấp và đặc biệt là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.
– “Công việc khẩn cấp” yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở thành vấn đề.
– “Công việc quan trọng” là nếu như không làm – chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.
Ví dụ:
- Giải đáp điện thoại là khẩn cấp: nếu bạn không nhấc máy, người gọi sẽ không làm được mục đích của mình và bạn cũng không hề biết vì sao họ gọi. thế nhưng, đó có thể cuộc gọi từ nhân viên tư vấn bảo hiểm hay nhà đất – thường là không quan trọng.
- Gặp nha sĩ thường xuyên là rất quan trọng: nếu không làm điều này bạn sẽ bị bệnh nướu răng hoặc các vấn đề sức khỏe răng miệng khác. tuy vậy đến nha sĩ cũng không phải việc khẩn cấp. tuy nhiên nếu để quá lâu nó có thể trở nên khẩn cấp, bởi vì bạn có thể bị đau răng và cản trở mọi công việc khác ngay lúc ấy.
2. Hiểu được cách đặt mục đích
Hãy bảo đảm các mục tiêu được đặt ra là đúng và có năng lực thúc đẩy, nếu không bạn có thể mất lái và có thể bỏ cuộc ngay khi gặp trở ngại trên đường. Hậu quả tất yếu là bạn có thể không hoàn thành công việc của mình và cũng sẽ lãng phí hoàn toàn thời gian sử dụng để theo đuổi mục tiêu đã nói.
Cách đặt mục tiêu: SMART là một trong những cách cài đặt mục tiêu hiệu quả nhất:
- Specific: mục đích cụ thể, bài bản và bởi vì được chọn lựa đúng đắn ngay từ khi bắt đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
- Measurable: mục đích phải có năng lực đo lường, cho phép bạn quan sát kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
- Attainable: Có thể có được. Không ai lại kiên trì thực hiện một danh mục 30 công việc tuy nhiên có đến 20 công việc không hoàn thiện được. mục đích của bạn phải bảo đảm vừa nằm trong năng lực nhưng cũng cần một tí thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
- Relevant: Các mục tiêu phải ảnh hưởng hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc làm ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
- Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và cung cấp cảm xúc cấp bách để tập trung hơn vào công việc.
3. Xây dựng kế hoạch
Một khi xác định được mục tiêu, việc tiếp theo là xây dựng kế hoạch. chiến lược được cài đặt phải bảo đảm đạt được mục tiêu rất nhanh, hiệu quả, giảm thiểu tối đa sự căng thẳng và phung phí thời gian.
chiến lược được thiết lập phải đảm bảo hoàn thành mục tiêu nhanh chóng, hiệu quả
4. Dừng ngay ý định thực hiện công việc “đa nhiệm”
“Đa nhiệm” nghĩa là đa tác vụ, làm nhiều việc cùng một lúc. nhiều người nghĩ sẽ thật tuyệt nếu có năng lực hoàn thành nhiều việc trong cùng thời gian, tuy nhiên thật ra nó không phải là cách thực hiện đúng đắn và hiệu quả nhất.
Theo một tổng hợp của University of Sussex, có rất nhiều tác động tiêu cực của đa nhiệm cho thấy cách làm này không tốt như bạn tưởng: làm giảm thông số IQ và EQ; gây mất thời gian vì theo nghiên cứu, chi phí chuyển đổi sự tập trung kéo dài tận 25 phút giữa các công việc; làm giảm khả năng làm việc tổng thể;…
5. Quản lý căng thẳng
Quản lý căng thẳng tại nơi làm việc là một trong những kỹ năng quản trị thời gian thứ cấp bạn nên biết. Những sức ép và căng thẳng trong công việc lấn át tinh thần sẽ khiến bạn gây ảnh hướng rất lớn đến hiệu năng thực hiện công việc và chất lượng công việc của bạn
Chủ động quản lý căng thẳng giúp cho bạn tránh rơi vào tình trạng mất kiểm soát bằng việc giảm bớt nhiều nguy cơ cả về thể chất và tinh thần:
- các vấn đề về thể chất bao gồm bệnh tim, huyết áp cao, dạ dày, đau nửa đầu, đau đầu thường xuyên.
- các vấn đề về sức khỏe tâm thần, chẳng hạn như lo lắng và trầm cảm
6. Đối phó với “kẻ cắp thời gian”
“Kẻ cắp thời gian” không xuất hiện trong phim hoạt hình hay viễn tưởng, nó hiện hữu ngay trong cuộc sống của con người và việc đối phó với nó lại chẳng hề đơn giản. Trong khi mà bạn đang nỗ lực hoàn thành những mục đích đã đặt ra thì những vấn đề làm bạn sao lãng lại xuất hiện liên tục.
Những “kẻ cắp thời gian” này có thể là bất cứ thứ gì, chẳng hạn mạng xã hội, khách hàng đi qua hỏi chuyện, những cuộc điện thoại tán gẫu,… Vậy, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả trong trường hợp này là:
- Nắm rõ ràng chuẩn xác “kẻ cắp thời gian” là ai, cái gì?
- Hãy thử tưởng tượng cuộc sống của bạn sẽ ra sao nếu như “kẻ cắp thời gian” bị loại bỏ?
- Lên kế hoạch đối phó với từng vấn đề
- Quyết tâm xử lý triệt để những “kẻ cắp thời gian” đấy
Tạm kết
Quản lý thời gian một cách bài bản là việc làm quan trọng nếu bạn mong muốn đến với thành công, có thêm thời gian cho gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và chính bản thân mọi người. Hãy để lại bình luận phía dưới nếu muốn thảo luận về vấn đề này nhé!
Xem thêm: 850 TR, 681M2 Đất Lộc An, Ngã ba tứ quý, giá đầu tư siêu tốt
Minh Thảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: resources, mindalife, cet,…)
