Dịch vụ văn phòng ảo có khiến bạn hoài nghi đôi chút về dịch vụ này không? Cho dù chúng đã có mặt rất lâu trên thị trường và được nhiều khách hàng chú ý, thế nhưng có một số công ty vẫn còn chưa an tâm về mặt hợp pháp của văn phòng ảo. Hãy để mình giải đáp những câu hỏi thắc mắc này của bạn trong nội dung sau đây nhé!!!
Thế nào là văn phòng ảo?
Văn phòng ảo (hay còn được gọi là virtual office) là thuật ngữ sử dụng để chỉ nơi các doanh nghiệp/cá nhân thuê để đặt địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh và văn phòng đại diện để liên lạc với khách hàng chứ không phải là nơi dành cho nhân viên tới lui để làm việc.
Văn phòng ảo được mang lại đầy đủ các dịch vụ như một doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp: địa chỉ đăng ký giấy phép kinh doanh, địa điểm trao đổi giấy tờ và giao dịch với khách hàng, …
Những lợi ích và hạn chế khi thuê dịch vụ văn phòng ảo
1. Lợi ích của văn phòng ảo
- Tiết kiệm khoản chi, không phải chi trả một khoản tiền lớn để thuê văn phòng bền lâu như văn phòng truyền thống.
- Sử dụng dịch vụ cho thuê địa điểm đăng ký bán hàng và cố định bảng tên ở khu vực trung tâm hoặc các quận đang phát triển ở Thành phố Hồ Chí Minh. Thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.
- Có công dụng như một văn phòng truyền thống, có năng lực làm địa điểm giao dịch và trụ sở kinh doanh.
- Cung cấp các dịch vụ tiện ích như phòng họp, nhân viên lễ tân và kế toán khai báo thuế,…
- Văn phòng ảo được trang trí tại các vị trí trung tâm của thành phố, tại các tòa nhà cao ốc và khu đô thị sầm uất, giúp các doanh nghiệp xây dựng một hình ảnh sang trọng, hiện đại trong mắt khách hàng.
- Được trang bị đầy đủ trang thiết bị văn phòng như: bàn, ghế, các máy móc thiết bị,…
- Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo lo lắng bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
- Địa chỉ, số điện thoại, số fax,…rõ ràng
- Không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát, chuyên nghiệp và hiện đại. Đây chính là một yếu tố giúp cho bạn nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác và khách hàng.
2. Nhược điểm của văn phòng ảo
- Không có vị trí phòng họp đặt cho bạn.
- Không có cơ hội tương tác trực tiếp và xử lý những thông tin được chuyển đến văn phòng.
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Tuy cụm từ “Văn phòng ảo” chưa có trong luật doanh nghiệp nước ta nhưng theo quy định của pháp luật về việc hoạt động một doanh nghiệp hợp pháp thì: “Một đơn vị được thành lập và đi vào hoạt động khi có đủ thông tin về công ty trong đó có địa thông số nhà, tên đường, phường, xã, thị trấn, huyện, quận, thị xã, tỉnh, thành phố, thành phố trực thuộc trung ương… nằm trên lãnh thổ nước ta kèm theo số máy và số fax nếu có.”
Do đó xét về những mặt thực tế mà văn phòng ảo cung cấp thì việc thuê văn phòng ảo là hoàn toàn thích hợp với luật doanh nghiệp nước ta hiện hành.
Vậy nên bạn hãy yên tâm về tính hợp pháp của văn phòng ảo nhé, bạn hoàn toàn có thể sử dụng văn phòng ảo một cách thoải mái mà không phải lo lắng điều gì.
Không những hợp pháp, văn phòng ảo cũng đi cùng với rất nhiều tiện ích, dịch vụ tuyệt vời phục vụ cho công ty mà chắc chắn bạn có thể thích.
Những điểm cần quan tâm về vấn đề thuê văn phòng ảo
“Ảo” cũng có điểm mạnh và điểm yếu của nó. Một mặt, nó đòi hỏi gần như không có vốn đầu tư ban đầu. Mặt khác, nó có khả năng tạo ra một chút khoảng cách giữa bạn và khách hàng cũng như hạn chế mặt đối mặt truyền thông với các nhân viên hoặc khách hàng của bạn.
Hơn nữa, mong muốn gặp khách hàng hay đối tác phải hẹn trước và thời gian tiếp khách bị bó buộc theo số giờ đã đăng ký.
Lo ngại vấn đề pháp lý, quan trọng là thủ tục đăng ký bán hàng cho văn phòng ảo. Bởi lẽ, văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trên thực tế.
Tuy vậy, doanh nghiệp vắng mặt thường xuyên tại văn phòng nhưng nếu đăng ký bán hàng đúng pháp luật, vẫn có giao dịch rất đầy đủ với khách hàng thì không có luật nào cấm.
Tạm kết
Pháp luật vào thời điểm hiện tại không có quy định cấm công ty dùng văn phòng ảo để làm địa điểm kinh doanh, cũng giống như chưa có một quy định pháp lý nào quy định về cơ chế xử lý nếu như doanh nghiệp vi phạm.
